jarene sekretaris sih

Smart secretary ?? :: Bisa !!

“Secretary is a personal office assitance to designed supervisor who has close and direct working relationship with supervisor. Ruth J.Anderson



Pekerjaan ini dimata masyarakat termasuk pekerjaan bergengsi dan sangat berkewenangan, sangat bermartabat dan begitu high-class. Bahkan kata sekretaris sendiri dipahami sebagai suatu posisi elit dalam sebuah perusahaan, yaitu tangan kanan boss suatu perusahaan. Sekretaris memang posisi terhormat oleh karena seorang sekretaris merupakan tenaga terdidik dan terlatih sekaligus. Untuk menjadi sekretaris profesional memang tidak perlu mengenyam pendidikan di bidang kesekretarisan, oleh sebab bidang kesekretariatan bisa dipelajari secara autodidact (belajar mandiri), selama berbagai kompetensi kesekretarisan terus dipelajari. Kita coba lihat lebih dalam pekerjaan sekretaris ini apakah mutlak harus dilegitimasikan dengan mengenyam pendidikan di jalur formal atau tidak. Kenyataan di lapangan nampaknya tidak demikian, sebab banyak sekali sekretaris profesional di perusahaan-perusahaan yang tidak berlatar belakang pendidikan kesekretarisan, yang ingin saya tekankan di sini atau fokus bahasan dalam artikel ini akan mengerucut pada peranan sekretaris dalam sebuah perusahaan dan mengapa terbentuk pandangan yang sangat positif di mata masyarakat terhadap pekerjaan sekretaris (meski terdapat degradasi image sekretaris dalam kasus tertentu, seperti contohnya boss yang memiliki affair dengan sekretaris, atau sekretaris yang sudah identik dengan rok mini).
Sekretaris bila dilihat sekilas nampaknya hanyalah pekerja yang melakukan pekerjaan teknis belaka, mulai dari menyortir surat, membuat surat, menerima tamu, menerima telepon, hingga melakukan berbagai pemesanan mulai dari barang hingga kamar hotel untuk keperluan pimpinan atau tamu perusahaan. Seorang sekretaris harus cakap, dan kecakapan tersebut hanya diperoleh melalui kegiatan praktis, artinya kebutuhan di lapangan/ dunia kerjalah yang akan membimbing peningkatan kemampuan kesekretariatan seperti sebuah quote berbahasa Inggris practise make perfect, atau pepatah Indonesia ‘bisa karena biasa’. Segala aliran kegiatan perusahaan hampir dapat dikatakan tidak ada yang terlewat dari sepengetahuan sekretaris, misalnya saja pimpinan hendak melakukan kerjasama dengan suatu perusahaan lain, oleh sebab perencana pertemuan dan pengatur jadwal dilakukan sekretaris, praktis dapat dikatakan sekretaris paham siapa pihak yang hendak melakukan kerjasama dengan perusahaannya. Contoh lain adalah urusan keuangan tamu yang berkunjung untuk menemui pimpinan yang tidak jarang, datang dengan kepentingan moneter, seperti LSM yang meminta kontribusi keuangan dari perusahaan atau sebagainya, tamu dengan kepentingan keuangan kerap kali ngotot untuk bertemu langsung dengan pimpinan, karena mereka membawa kepentingan yang sifatnya force majeur atau mendesak dan urgent , disinilah waktu yang paling signifikan yang menunjukkan keberadaan sekretaris sangatlah penting, karena para tamu yang berkunjung untuk menemui pimpinan tentu harus disaring oleh sekretaris, jika tidak selektif dalam mempertemukan pengunjung dengan pimpinan, sudah pasti waktu pimpinan akan tidak ter-manage dengan baik yang dapat merugikan perusahaan. Seleksi dalam memilih tamu/ pengunjung ini pun dilakukan berdasar standar tingkat prioritas kepentingan, baik kepentingan perusahaan maupun kepentingan pengunjung. Agar tetap memegang prinsip win-win solution (seperti dalam buku Covey tentang 7 habits), yaitu untuk mempertimbangkan terakomodirnya kepentingan perusahaan sekaligus kepentingan tamu.
Sepanjang menjabat posisi sekretaris, seseorang akan banyak sekali memiliki akses informasi rahasia sebuah perusahaan, hal ini juga terkait dengan asal mula nama sekretaris yang memiliki akar hubungan dengan istilah secret (rahasia). Seorang sekretaris haruslah seorang yang loyal, inteligent (cerdas), mampu memilah dan mengambil keputusan dengan tepat, dan menyamakan misi pekerjaan dengan misi perusahaan. Pastilah seorang sekretaris dapat dikatakan seperti bank data, sebab seluruh dokumen baik itu tidak penting ataupun sangat penting sekali, diarsiparis oleh seorang sekretaris.
Betapa sekretaris memang bertugas untuk mengefisiensikan berbagai aliran keperluan dan kepentingan perusahaan, maksudnya sekretaris bertugas untuk mengelola pertemuan dan pengeluaran pimpinan agar efisien, yang meliputi efektifitas penggunaan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran pimpinan. Tentu saja seorang pimpinan adalah jantung perusahaan, pengambil kebijakan tertinggi dan seorang yang berada di garda depan suatu perusahaan, dan seorang sekretaris bertugas mengatur berbagai keperluan jantung perusahaan, agar tidak ada kesia-siaan waktu, biaya, tenaga dan pikiran. Karena berbagai hal di atas, sudah tentu seorang sekretaris dituntut untuk cerdas mengkonsepsikan keperluan pimpinan, dan mengatur skenario terbaik untuk kepentingan pimpinan. Entah itu skenario pertemuan dengan tamu perusahaan, baik dari pihak pemerintah, rekan bisnis, atau konsumen. Citra baik perusahaan terletak pada hal ini, betapa tidak? Misal saja sebuah perusahaan harus memberikan layanan prima untuk akomodasi tamu kehormatan perusahaan, bila sekretaris tidak mampu mengatur kebutuhan paling baik yang menjaga kepuasan tamu, citra perusahaan taruhannya, sederhananya sekretaris memegang peranan penting untuk menciptakan pencitraan yang baik di mata khalayak dari elemen manapun.
Karena tuntutan profesilah, agar seorang sekretaris dapat membawa kesan baik bagi perusahaan, maka dalam ilmu kesekretariatan ada bidang ilmu etika administrasi. Bidang kajian ini mengatur bagaimana seorang administrator dapat mematuhi berbagai bentuk aturan normatif yang ditetapkan. Termasuk sekretaris, sekretaris juga merupakan administrator, segala tindak-tanduknya menentukan penilaian pihak luar perusahaan yang akan membangun citra positif atau sebaliknya. Sehingga logis bila seorang sekretaris dituntut untuk mampu bersikap etis dalam segala perbuatan, misal tata kata dalam korespondensi, keramahtamahan dalam berinteraksi dan menyambut tamu perusahaan dari kalangan manapun, hingga tatacara berbusana, berias, hingga sikap dan perilaku. Satu hal lagi mengapa sekretaris juga berperan dalam menentukan bangunan citra perusahaan di mata masyarakat, oleh karena secara psikologis kesan pertama sangat menentukan pandangan pihak luar perusahaan terhadap perusahaan, jika dalam pertemuan pertama sekretaris bersikap sangat positif, maka citra yang terbangun juga akan positif, dan sebaliknya.
Belakangan ini menurut survey yang dilakukan ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia) menunjukkan bahwa perusahaan modern sekarang ini mengedepankan merekrut seorang sekretaris dengan softskill ketimbang kemampuan teknis. Pasalnya softskill adalah faktor penting yang membutuhkan waktu yang sangat lama dalam pembentukkannya dalam diri seseorang dan belum tentu dapat dipelajari dan diterapkan, sedangkan kemampuan teknis dapat diajarkan dengan mudah dan tidak memerlukan waktu yang lama, kemampuan teknis merupakan keterampilan yang dapat dipelajari dengan sekali praktik, dan akan kian handal bila terus-menerus mempraktikan pekerjaan kesekretariatan, hal ini juga menjawab mengapa banyak sekretaris tidak berlatar belakang pendidikan kesekretariatan. Arti penting softskill sangat signifikan bagi kondusifnya atmosfer kerja di perusahaan atau kantor. Seseorang dengan kemampuan komunikasi dan interpersonal yang baik akan lebih memiliki ruang gerak yang luas dan memiliki pergaulan yang tidak terbatas dengan kalangan tertentu saja, tapi ia dapat memasuki dunia berbagai elemen yang ada di perusahaan.
Survey tentang softskill yang paling utama dan menjadi faktor penting bagi pertimbangan perusahaan untuk merekrut seorang sekretaris adalah kemampuan organisasional, kemampuan mengorganisasikan berbagai sumber daya yang ada untuk kepentingan perusahaan atau bagaimana seorang mampu mengelola dan mengatur skenario operasional sumber daya yang ada untuk dapat mencapai tujuan perusahaan dengan penuh pertimbangan tidak dimiliki oleh setiap orang, artinya tidak semua orang mampu mengorganisir, sehingga kemamampuan organisasional ini menjadi faktor signifikan yang menempati posisi paling wahid. Kemudian softskill berkomunikasi verbal menempati urutan kedua, komunikasi verbal inilah yang memungkinkan seorang sekretaris memasuki dunia berbagai elemen SDM yang ada dalam sebuah perusahaan, disamping kemampuan dalam berbahasa persuasif, bernegosiasi, berargumentasi, dan melayani pembicaraan dengan berbagai pihak dengan kepentingan yang beragam. Kemudian softskill dalam hal kemampuan bekerja sama dalam tim, kemampuan teamwork tidaklah mudah, diperlukan adanya keikhlasan, kesabaran dan saling mengerti. Bila ketiga kunci kerjasama di atas tidak terdapat dan dimiliki oleh SDM yang terlibat dalam sebuah kerjasama, niscaya kerjasama tidak akan baik jadinya. Perlu juga saling percaya dan kesetiaan. Softskill selanjutnya adalah kemampuan dalam memecahkan masalah (problem solving), hidup berorganisasi tidak lepas dari pelbagai masalah yang merintangi jalannya suatu perusahaan dalam mencapai tujuan, untuk mengantisipasi terhadap berbagai hambatan dan membuat visi yang jelas pada langkah perusahaan perlu kemampuan memecahkan masalah. Jadi disini, seorang sekretaris juga dituntut untuk visioner, artinya mereka mampu berpikir jauh ke depan dan mampu memikirkan solusi permasalahan secara tepat. Jelas hal ini membutuhkan tingkat intelegensia tertentu. Terdapat juga softskill dalam kemampuan strategis dan diplomatis, sangat berkaitan dengan proses politik meskipun lingkupnya sempit dan mencakupi permasalahan kecil di lingkungan perusahaan kantor saja. Softskill ini akan berguna ketika perusahaan juga tengah dalam suatu kerjasama dengan perusahaan lain dimana sekretaris akan banyak berinteraksi dengan pihak perusahaan rekanan tersebut, misal negosiasi ketepatan waktu dikirimnya suatu pesanan, atau ketika perusahaan menghadapi permasalahan dan terpaksa tidak dapat memenuhi janji dengan perusahaan rekanan, sekretaris dituntut untuk dapat diplomatis ketika mengkomunikasikan permasalahan tersebut pada perusahaan rekanan. Masih menurut survey ISI yaitu softskill korespondensi bisnis dan analisis, softskill korespondensi lebih pada tatacara beretorika dalam bahasa surat menyurat, agar tetap dapat mempertahankan bargaining position (posisi tawar) dan martabat perusahaan di mata perusahaan lain ataupun khalayak, dengan tetap menjaga profesionalisme perusahaan dan etos kerja yang baik. Softskill analisis menempati tingkatan terendah dalam kriteria kebutuhan kompetensi sekretaris bagi perusahaan, oleh sebab kembali pada hakikat sekretaris, meskipun posisi ini boleh dikata cukup bermartabat, tetap saja pekerjaan ini bersifat teknis, bila sekretaris mempunyai kemampuan analisis jelas perusahaan sangat dapat mengandalkan kerja sekretaris tersebut untuk dilibatkan pembicaraan yang lebih tinggi ketimbang pembicaraan pekerjaan administratif saja. Praktis boleh dikata, pekerjaan sekretaris sangatlah membutuhkan fokus perhatian pada pekerjaan teknisnya, yaitu sebagai administrator, oleh sebab realita yang ada di lapangan sering menggambarkan betapa pekerjaan sekretaris sangat padat dengan pekerjaan untuk memanajemen keperluan pimpinan yang sangat banyak dan perlu ketelitian dan ketelatenan dalam detail-detail kebutuhan pimpinan.
Seorang sekretaris boleh dikata harus bisa jadi expectable person (orang yang dapat diandalkan) bagi pimpinan, sehingga bisa menjadi part of solution (bagian dari pemecah masalah), disitulah mengapa softskill yang disebut diatas sangat luar biasa dibutuhkan. Artinya, dia harus cukup smart dan berwawasan sehingga setiap kali pimpinan atau perusahaan menghadapi masalah, dia sendiri mampu berperan dalam proses pemecahan masalah. Pendek kata, seorang sekretaris haruslah seorang pribadi yang output oriented atau senantiasa berorientasi pada pemecahan masalah. Bukannya memperbesar suatu masalah, melainkan mampu memperkecil masalah yang besar, serta meniadakan masalah-masalah kecil. Seorang sekretaris juga harus membekali dirinya dengan berbagai soft skills yang bahkan menjadi persyaratan standard. Misalnya, sekretaris harus selalu up to date baik situasi internal maupun eksternal. Sekretaris juga haruslah pribadi yang positive thingking, dan berwawasan luas. Para sekretaris juga diharapkan mampu untuk memperluas relasi dengan terlibat dalam komunitas yang positif. Menjadi anggota organisasi profesi semacam ISI merupakan satu cara untuk mendukung pengembangan diri seorang sekretaris.
Seorang sekretaris progresif pasti berpikiran untuk terus mengembangkan kariernya. Jika kita hendak mengembangkan karir, sebaiknya kita mengenali terlebih dahulu apa values (nilai-nilai) pribadi kita mengenai karir. Jika value kita telah terpetakan dengan jelas, maka akan mudah bagi kita untuk menentukan langkah perencanaan karir selanjutnya. Namun jika dari awal value / paradigma kita terhadap pekerjaan kurang bisa memompa semangat kita sendiri untuk maju, maka langkah perencanaan karir bisa jadi bukan sesuatu yang signifikan bagi yang bersangkutan. Perencanaan karir melibatkan proses identifikasi diri yang meliputi identifikasi value , kendala dan konsekuensi. Proses identifikasi juga sampai pada menentukan tujuan akhir. Dan setelah itu perencanaan karir melibatkan proses pengembangan diri yang bisa ditempuh dengan berbagai cara. Namun demikian, pengembangan karir adalah pilihan. Itu bukanlah suatu keharusan. Namun jika kita termasuk orang yang terpacu untuk mengembangkan karir, maka mengikuti step-step perencanaan karir tersebut bisa membantu penyusunan strategi Anda untuk meraih karir terbaik.
Sekarang coba kita pikir….Apa yang anda bayangkan tentang seorang sekretaris? Perempuan cantik, menarik, dengan dandanan dan busana up to date dan selalu siap melayani semua kebutuhan pimpinan?
Pendapat kurang sedap mengenai eksistensi sekretaris dalam sebuah organisasi seperti itu, sudah sepantasnya dihilangkan. Karena berbagai perkembangan menunjukkan, pandangan positif terhadap seorang sekretaris harus sudah mulai diterapkan. Eksistensi dan fungsi sekretaris tidaklah sekadar “pembantu atau penggembira atasan”. Lebih jauh lagi, sudah jadi merupakan bagian penting dan tak terpisahkan. Ibarat dalam sebuah mesin, sekretaris merupakan item penting yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secara keseluruhan.
Sebagai suatu profesi, sekretaris memiliki masa depan cerah. Karena meski perkembangan teknologi tak bisa dibendung, alat-alat perkantoran canggih terus diperkenalkan, “sentuhan” tangan trampil dan buah pikiran seorang sekretaris tetap diperlukan.
Sekarang coba kita telisik definisi sekretaris dari berbagai sumber ”Secretary is an person employed to keep record, take care coresspondence and other writing task, etc, for organization or individual”. Webster New Dicitonary of American Language College.
“Person employed by another to assit him in coresspondence, literary work getting information and other confidential matters”. H.W.Flower & F.G. Flower
“A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail fo his work. The executive depend ons upon his secretary primarily for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.’’Beamer, Hanna, Popham ( Effective Secretarial Practise).
Dari beberapa definisi jelaslah bahwa sekretaris bukan sekadar pembantu atasan semata, tetapi seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan/atasan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola perusahaan/organisasi. Mulai dari mengurus appointement, soal administrasi, mengatur rapat sampai urusan korespondensi. Dan tugas-tugasnya ini akan bisa lebih maksimal jika dibantu dengan keberadaan seorang sekretaris.
Saya selalu berharap dan optimis bahwa suatu saat kelak profesi secretaris memiliki akreditasi profesional yang menjadikannya sejajar dengan profesi dokter, akuntan, pengacara dan profesi lainnya yang memiliki kode etik profesi.


Sumber :
www.isisemarang.co.id
www.wordpress.com/greatjobforgreatperson
www.sinarharapan.com/corporate-secretary